Säännöt
1 §
Yhdistyksen nimi on EastCham Finland kauppakamariyhdistys ry.
Muissa yhteyksissä yhdistys voi käyttää nimeä EastCham Finland.
Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki ja se rekisteröidään yhdistysrekisteriin.
2 §
Yhdistyksen tarkoituksena on tukea liiketoimintaa suomalaisille yrityksille relevanteilla itäisillä markkinoilla (Etelä-Kaukasia, itäinen Eurooppa ja Keski-Aasia).
Yhdistys on asiantuntijaorganisaatio, jonka tavoitteena on tunnistaa talouden signaalit ja potentiaali toiminnan kohteena olevilla markkinoilla ja edistää kauppasuhteiden kehittymistä kohdemarkkinoiden ja Suomen välillä.
Yhdistys ei tavoittele poliittisia päämääriä, eikä sen ole tarkoitus tuottaa taloudellista etua siihen osallisille.
3 §
Yhdistys on juridinen henkilö, jolla on oikeus hankkia ja vuokrata toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta, ottaa vastaan lahjoituksia ja avustuksia toimintansa tukemiseksi, periä jäseniltään jäsenmaksuja, solmia sopimuksia sekä kantaa ja vastata oikeudessa ja välimiesoikeudessa.
4 §
Sääntöjen 2 §:ssä mainitun tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
a) hankkii ja julkaisee tietoa kohdemarkkinoiden taloudesta ja toimintaympäristöstä;
b) edistää suomalaisten yritysten liiketoiminnan mahdollisuuksia kohdemarkkinoilla jakamalla ajankohtaista tietoa, järjestämällä tapahtumia, koulutuksia ja verkostoitumismahdollisuuksia;
c) neuvoo yrityksiä kohdemarkkinoiden toimintaympäristöön ja markkinamahdollisuuksiin liittyvissä kysymyksissä;
d) osallistuu toimialaansa kuuluvien yhteistyöelinten työhön kohdemarkkinoilla ja Suomessa;
e) tekee yhteistyötä kohdemaiden elinkeinoelämän ja viranomaisten kanssa kauppasuhteiden kehittämiseksi
f) toteuttaa muita toimenpiteitä, jotka edistävät yhdistyksen päämäärien saavuttamista.
Yhdistys voi perustaa kohdemarkkinoille tai Suomeen toimistoja, edustustoja ja sivuliikkeitä sekä tytäryhtiöitä säännöissä mainitun tarkoituksensa edistämiseksi.
Yhdistyksen hallitus päättää toimistojen ja edustustojen sääntöjen sisällöstä voimassa olevien lakien ja muiden määräysten mukaisesti.
5 §
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen oikeuskelpoinen yhteisö ja säätiö, joka hyväksyy nämä säännöt ja jonka hallitus ottaa jäseneksi.
Jäseneksi voidaan hyväksyä myös yksityinen elinkeinonharjoittaja, joka on rekisteröitynyt kaupparekisteriin.
Yhdistyksen hallitus hyväksyy varsinaiset jäsenet kirjallisten hakemusten perusteella. Yhdistyksen jäseneksi liittyminen edellyttää näiden sääntöjen kaikkien määräysten hyväksymistä.
Jäsenhakemuksen hylkäämisestä voi valittaa sääntömääräiselle kokoukselle, jonka päätös on lopullinen.
6 §
Yhdistyksen kunniajäseneksi voidaan valita oikeus- tai yksityishenkilö, joka on erittäin ansiokkaasti edistänyt sen toimintaa ja tavoitteita.
Kunniajäsenet valitsee yhdistyksen sääntömääräinen kokous hallituksen esityksestä. Kunniajäsenillä on yhdistyksen kokouksissa puheoikeus mutta ei äänioikeutta. Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksuja.
7 §
Kaikilla yhdistyksen varsinaisilla jäsenillä on yhtäläiset oikeudet ja velvollisuudet, ja he maksavat vuosittain jäsenmaksun, jonka yhdistyksen hallitus on vahvistanut sääntömääräisen kokouksen päättämissä rajoissa.
Kaupallista toimintaa harjoittavilla yrityksillä jäsenmaksuperusteena on yrityskoko, joka määritellään jäsenten liikevaihdon tai työntekijämäärän taikka näiden yhdistelmän perusteella.
Ei-kaupallisilla yhteisöillä ja toiminimenhaltijoilla on kiinteä jäsenmaksu.
Yhdistyksen jäsenedut myönnetään jokaiselle jäsenenä olevalle oikeuskelpoiselle yhteisölle tai säätiölle erikseen.
Konsernin emoyhtiö voi valita myös konsernijäsenyyden, jolloin emoyhtiön jäsenmaksu muodostuu emoyhtiön ja liittyvien tytäryhtiöiden yhteenlasketusta yrityskoosta. Jokaisen konsernin tytäryhtiön on haettava yhdistyksen jäsenyyttä erikseen tullakseen konsernijäseneksi.
8 §
Yhdistykseen kesken vuoden liittyvät jäsenet maksavat liittymisvuoden jäsenmaksun porrastettuna seuraavasti:
a) I kvartaalilla 75 %
b) II kvartaalilla 50 %
c) III kvartaalilla 25 % jäsenmaksusta ja
d) IV kvartaalilla laskutetaan seuraavan vuoden jäsenmaksu.
Jäsenmaksut suoritetaan vuosittain ensimmäisen neljänneksen kuluessa.
Jäsenmaksujen laiminlyöminen toimintavuodelta johtaa yhdistyksen jäsenyydestä erottamiseen. Erottamispäätöksen tekee yhdistyksen hallitus.
Hallituksen päätöksellä voidaan yhdistyksen jäsen erottaa yhdistyslaissa määriteltyjen seikkojen lisäksi seuraavista syistä:
a) yhdistyksen toiminnan ja tavoitteiden vastaisen menettelyn vuoksi;
b) jäsenen toiminnan lakkaamisen, konkurssin tai virallisesti todistetun maksukyvyttömyyden vuoksi;
c) yhdistyksen sääntöjen mukaisten jäsenvelvollisuuksien täyttämättä jättämisen vuoksi;
d) jäsenmaksun maksamatta jättämisen vuoksi.
Erotetulla jäsenellä on paitsi kohdassa d tarkoitetussa tapauksessa oikeus saattaa hallituksen tekemä erottamispäätös käsiteltäväksi yhdistyksen seuraavassa sääntömääräisessä kokouksessa ilmoittamalla asiasta kirjallisesti hallitukselle 40 päivää ennen kokousta. Jäsenyydestä erottaminen tai eroaminen ei oikeuta maksettujen jäsenmaksujen takaisinsaantiin.
Yhdistyksen jäsen voi erota jäsenyydestä, milloin tahansa jättämällä kirjallisen eroilmoituksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Jäsenen on ilmoitettava jäsenyydestä luopumisesta vuoden loppuun mennessä saadakseen vapautuksen seuraavan vuoden jäsenmaksusta. Ero tulee voimaan seuraavan kalenterivuoden alusta.
9 §
Yhdistyksen kokous voi olla sääntömääräinen tai ylimääräinen.
Sääntömääräinen yhdistyksen kokous kutsutaan koolle ja pidetään yhdistyksen puheenjohtajan tai hänen poissa ollessaan, varapuheenjohtajan johdolla. Sääntömääräinen yhdistyksen kokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä toukokuun loppuun menneessä.
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen niin päättäessä myös postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla yhdistyksen kokouksen aikana tai ennen kokousta.
Yhdistyksen kokous voidaan hallituksen niin päättäessä järjestää myös pelkästään ilman kokouspaikkaa tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla.
Viimeistään 15 päivää ennen sääntömääräistä kokousta yhdistyksen jäsenille lähetetään kirjallinen kutsu, jossa on ehdottomasti ilmoitettava kokouksen työjärjestys, pitopaikka ja -aika sekä muut tiedot, joiden ilmoittamista pidetään välttämättömänä. Kutsu voidaan toimittaa jäsenille myös sähköpostilla.
Yhdistyksen kokouksen päätökset tehdään kokouksessa edustettuina olevien yhdistyksen varsinaisten jäsenten yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Sääntöjen muuttamista koskevissa kysymyksissä vaaditaan kuitenkin vähintään 3/4 enemmistö yhdistyksen kokouksessa edustettuina olevien yhdistyksen varsinaisten jäsenten äänistä. Yhdistyksen purkamista koskevissa kysymyksissä vaaditaan vähintään 3/4 enemmistö kokouksessa edustettuina olevien yhdistyksen varsinaisten jäsenten äänistä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden välillä on oltava vähintään 90 päivää.
Äänestettäessä yhdistyksen jokaisella varsinaisella jäsenellä on yksi ääni. Yhdistyksen jäsen voi valtuuttaa toisen jäsenen edustamaan itseään sääntömääräisessä kokouksessa antamalla tälle valtakirjan.
10 §
Yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa on:
- käsiteltävä toimintakertomus ja tilinpäätös;
- hyväksyttävä toimintakertomus ja vahvistettava tilinpäätös ja päätettävä tilintarkastajan tekemän kertomuksen perusteella vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille;
- valittava yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtajat ja hallituksen jäsenet kaksivuotiskaudeksi;
- valittava yhdistyksen tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja;
- päätettävä jäsenmaksurajat, joiden mukaisesti hallitus vahvistaa seuraavan vuoden jäsenmaksujen suuruuden.
- päätettävä muista asioista, jotka yhdistyksistä annetun asetuksen tai yhdistyksen sääntöjen mukaan kuuluvat sääntömääräiselle kokoukselle sekä käsiteltävä muut kokouskutsussa mainitut asiat, jotka hallitus on siirtänyt sääntömääräiselle kokoukselle.
11 §
Yhdistyksen ylimääräinen kokous voidaan kutsua koolle milloin tahansa yhdistyksen hallituksen tekemällä päätöksellä tai jos sitä vaatii kirjallisesti vähintään 1/10 yhdistyksen varsinaisista jäsenistä tai tilintarkastaja.
Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle samoin kuin sääntömääräinen kokous lähettämällä viimeistään 15 päivää ennen ylimääräistä kokousta yhdistyksen jäsenille kirjallinen kutsu. Kutsu voidaan toimittaa jäsenille myös sähköpostilla.
12 §
Yhdistyksen toimintaa johtavan hallituksen muodostaa puheenjohtaja, 2 varapuheenjohtajaa sekä vähintään 3 ja enintään 11 jäsentä.
Hallituksen puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia voidaan kutsua yhdistyksen puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajiksi.
Jos puheenjohtaja tulee estyneeksi kesken kauden, hallitus valitsee varapuheenjohtajista toisen puheenjohtajaksi ja tämä hoitaa puheenjohtajan tehtävää seuraavaan sääntömääräiseen yhdistyksen kokoukseen saakka.
Jos kaikki puheenjohtajat tulevat estyneiksi hoitamaan tehtäviään, ylimääräinen yhdistyksen kokous valitsee uuden puheenjohtajan ja varapuheenjohtajat, jotka hoitavat tehtäviä seuraavaan sääntömääräiseen yhdistyksen kokoukseen saakka.
Jos hallituksen jäsen eroaa tai on estynyt hoitamasta velvollisuuksiaan, ylimääräinen yhdistyksen kokous valitsee hänen tilalleen hallitukseen uuden jäsenen, joka hoitaa tehtävää uuden hallituksen valintaan asti, jos jäljellä jäävien jäsenten lukumäärä ei riitä hallituksen päätösvaltaisuuteen.
Hallituksen tehtäviin kuuluu:
- panna toimeen yhdistyksen jäsenten kokousten päätökset;
- johtaa ja ohjata yhdistyksen toimintaa;
- valmistella ja vahvistaa yhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio;
- vahvistaa sääntömääräisen kokouksen päättämien jäsenmaksurajojen mukaisesti seuraavan vuoden jäsenmaksut;
- laatia ja esittää sääntömääräiselle yhdistyksen kokoukselle yhdistyksen toimintakertomukset ja vuotuiset tilintarkastuskertomukset;
- hyväksyä ja erottaa yhdistyksen varsinaiset jäsenet;
- valmistella sääntömääräiselle yhdistyksen kokoukselle ehdotus yhdistyksen puheenjohtajan ja kahden varapuheenjohtajan, hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valitsemiseksi;
- muodostaa työryhmiä yhdistyksen toimintaan liittyvien erilliskysymysten valmistelemiseksi;
- tehdä sääntömääräiselle yhdistyksen kokoukselle esitys yhdistyksen kunniajäsenten nimittämisestä;
- nimittää toimitusjohtaja ja tarvittaessa toimitusjohtajan sijainen johtamaan yhdistyksen käytännön toimintaa sekä antaa näille tarpeelliset toimintaohjeet. Toimitusjohtaja nimittää edustuston johtajat ja muun henkilökunnan.
- päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta, kiinnittämisestä sekä lainanotosta;
- päättää toimistojen, sivuliikkeiden, edustustojen ja tytäryhtiöiden perustamisesta sekä niiden sääntöjen sisällöstä;
- johtaa toimitusjohtajan, hänen sijaisensa sekä yhdistyksen toimistojen tai edustustojen johtajien ja varajohtajien toimintaa;
- myöntää toimitusjohtajan esityksestä 18 §:ssä mainitut toimiston toimihenkilöiden nimenkirjoitusoikeudet;
- päättää muista hallituksen toimivaltaan kuuluvista asioista.
13 §
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai milloin vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii. Kirjallinen ilmoitus aiotusta kokouksesta on lähetettävä hallituksen jäsenille viimeistään 14 päivää ennen kokousta, ja siitä on käytävä ilmi hallituksen kokouksen työjärjestys sekä pitopaikka ja -aika.
14 §
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä on kokouksessa läsnä.
Hallituksen puheenjohtajan tai hänen estyessään jommankumman varapuheenjohtajan on kuitenkin oltava aina kokouksessa läsnä.
Hallitus ratkaisee asiat ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.
15 §
Sääntömääräinen yhdistyksen kokous valitsee yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan, joiden on oltava Patentti- ja rekisterihallituksen tilintarkastusvalvonnan hyväksymiä KHT-tilintarkastajia.
Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu tarkastaa yhdistyksen hallinto ja taloudenhoito, mm. tuloslaskelmat, taseet, kirjanpito, tulo- ja menoarviot, kassa ja omaisuus.
Yhdistyksen hallitus esittää tilintarkastajalle vuosittain maaliskuun loppuun mennessä hallituksen allekirjoittamat tilinpäätösasiakirjat, joista tilintarkastajan on annettava lausuntonsa saman vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
16 §
Yhdistyksen tuotot kertyvät:
- varsinaisten jäsenten vuosittaisista jäsenmaksuista;
- avustuksista, lahjoituksista ja erityisrahastoista;
- palvelutuotoista;
- julkaisu- ja informaatiotoiminnan tuotoista.
17 §
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
18 §
Yhdistyksen nimen kirjoittaa yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja yksin tai kaksi hallituksen oikeuttamaa toimihenkilöä yhdessä.
19 §
Siinä tapauksessa, että yhdistys päätetään purkaa, käytetään yhdistyksen varat purkamisesta päättävän sääntömääräisen yhdistyksen kokouksen määräämällä tavalla sääntöjen 2 §:ssä mainitun tarkoituksen toteuttamiseen.
20 §
Niissä kysymyksissä, joita näissä säännöissä ei ole käsitelty, noudatetaan Suomen lakia.
Säännöt on vahvistettu ja käyttöönotettu jäsenten kokouksessa 2.11.2023.